SEKRETARIAT

Tupoksi Sekretariat

BIDANG SEKRETARIAT mempunyai tugas pokok fungsi sebagai berikut :

1. Mengkoordinasikan perumusan kebijakan teknis pembinaan dan melaksanakan kegiatan surat menyurat, rumah tangga, perencanaan, perlengkapan, keuangan, kepegawaian, pembinaan organisasi, tatalaksana dan perundang-undangan serta memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh unit di lingkungan Badan Penanggulangan Bencana Daerah.
2. Pengkoordinasian dan penyusunan program dan anggaran Badan.
3. Penyusun, penganalisa dan pengevaluasian konsep-konsep kebijakan dibidang pelaksanaan, pengelolaan kesekretariatan yang meliputi urusan umum, protokol, surat menyurat, hukum, organisasi, tatalaksana, kepegawaian dan keuangan, serta prasarana.
4. Pelaksanaan koordinasi perencanaan anggaran, penyusunan anggaran serta pengelolaan keuangan.
5. Pelaksanaan pengelolaan perlengkapan,urusan tata usaha, rumah tangga dan barang milik negara.
6. Pelaksanaan pelayanan dan pengelolaan urusan ASN.
7. Penyusun dan penganalisa serta mengevaluasi konsep-konsep usulan kepegawaian yang meliputi kenaikan pangkat, mutasi jabatan, pendidikan dan pelatihan serta pemberian penghargaan.
8. Penyusun, penganalisa serta mengevaluasi pengelolaan anggaran keuangan.
9. Pengevaluasian program kerja/tugas yang telah dilaksanakan serta membuat laporan sebagai bahan pertanggungjawaban dan masukan kepada atasan;
10. Pembagian tugas kegiatan kepada bawahan dan memberikan arahan baik secara tertulis maupun secara lisan sesuai dengan permasalahan dan tugas bidang masing-masing agar dalam melaksanakan tugas sesuai dengan petunjuk dan ketentuan Peraturan Perundang-undangan sehingga tercapai efektifitas pelaksanaan kerja;
11. Pemberian petunjuk kepada bawahan agar dalam melaksanakan tugas sesuai dengan petunjuk dan  ketentuan Peraturan Perundang-undangan sehingga tercapai efektifitas pelaksanaan kerja;
12. Penilaian hasil kerja bawahan berdasarkan hasil kerja yang telah dicapai untuk dipergunakan sebagai bahan dalam peningkatan karier dan penilaian Sasaran Kinerja Pegawai Negeri Sipil (SKP);
13. Pelaksanaan tugas kedinasan lain sesuai perintah atasan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan

1. Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan mempunyai tugas terhadap program, administrasi umum, kepegawaian, keuangan, perlengkapan, pelaporan dan sumberdaya serta kerjasama.
2. Rincian tugas Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan adalah sebagai berikut:

1. Menyiapkan bahan–bahan untuk menyusun rencana program dan kegiatan anggaran Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan.
2. Menyiapkan bahan-bahan untuk menyusun konsep petunjuk teknis operasional Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan.
3. Menyiapkan bahan dan menyusun rencana program dan kegiatan anggaran Badan Penanggulangan Bencana Daerah.
4. Melakukan monitoring, evaluasi dan pengendalian pelaksanaan program dan kegiatan penanggulangan bencana daerah.
5. Menyiapkan bahan dan menyusun pelaporan pelaksanaan program dan kegiatan Badan Penanggulangan Bencana Daerah secara berkala.
6. Menyiapkan bahan dan menyusun Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) atas pelaksanaan program dan kegiatan penanggulangan bencana daerah.
7. Menyusun  standarisasi harga dan Harga Perkiraan Sendiri (HPS)  dalam rangka pengadaan barang dan jasa.
8. Melaksanakan koordinasi dalam penyiapan bahan dan penyusunan program dan kegiatan penanggulangan bencana daerah
9. Mengevaluasi program kerja/tugas yang telah dilaksanakan serta membuat laporan sebagai bahan pertanggungjawaban dan masukan kepada atasan;
10. Membagikan tugas kegiatan kepada Staf dan memberikan arahan baik secara tertulis maupun secara lisan sesuai dengan permasalahan dan tugas bidang masing-masing agar dalam melaksanakan tugas sesuai dengan petunjuk dan ketentuan Peraturan Perundang-undangan sehingga tercapai efektifitas pelaksanaan kerja.
11. Memberikan petunjuk kepada staf agar dalam melaksanakan tugas sesuai dengan petunjuk dan  ketentuan Peraturan Perundang-undangan sehingga tercapai efektifitas pelaksanaan kerja;
12. Menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan hasil kerja yang telah dicapai untuk dipergunakan sebagai bahan dalam peningkatan karier dan penilaian Sasaran Kinerja Pegawai Negeri Sipil (SKP);
13. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya sesuai dengan perintah atasan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

Sub Bagian Keuangan

1. Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas menyiapkan, mengkoordinasikan dan pelaksanaan pengelolaan keuangan, penatausahaan, akuntansi, verifikasi dan pembukuan.
2. Rincian tugas Sub  Bagian Keuangan adalah sebagai berikut :

1. Menyiapkan bahan–bahan untuk menyusun rencana program dan kegiatan anggaran Sub Bagian Keuangan;
2. Menyiapkan bahan-bahan untuk menyusun konsep petunjuk teknis operasional Sub Bagian Keuangan.
3. Menyiapkan bahan-bahan penyusunan  pengelolaan anggaran, yang meliputi pengguna anggaran, bendahara pengeluaran, bendahara penerimaan, bendahara barang, serta pembantu bendahara.
4. Melaksanakan pengelolaan anggaran sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
5. Menyusun laporan pelaksanaan anggaran secara berkala;
6. Menghimpun, mengklasifikasi dan melakukan telaahan database perencanaan dan anggaran;
7. Menyiapkan bahan-bahan untuk usulan anggaran perubahan  dan penyesuaian anggaran;
8. Menyusun konsep-konsep petunjuk pelaksanaan  dan petunjuk teknis dibidang pengelolaan administrasi keuangan;
9. Menyusun konsep Sumbangan Penghitungan Anggaran (SPA);
10. Menyusun perencanaan kebutuhan barang perlengkapan;
11. Melakukan pengelolaan penggunaan barang perlengkapan;
12. Membuat pelaporan pengelolaan barang perlengkapan;
13. Melakukan inventarisir barang perlengkapan Badan Penanggulangan Bencana Daerah;
14. Mengevaluasi program kerja/tugas yang telah dilaksanakan serta membuat laporan sebagai bahan pertanggungjawaban dan masukan kepada atasan;
15. Membagikan tugas kegiatan kepada Staf dan memberikan arahan baik secara tertulis maupun secara lisan sesuai dengan permasalahan dan tugas bidang masing-masing agar dalam melaksanakan tugas sesuai dengan petunjuk dan ketentuan Peraturan Perundang-undangan sehingga tercapai efektifitas pelaksanaan kerja;
16. Memberikan petunjuk kepada staf agar dalam melaksanakan tugas sesuai dengan petunjuk dan  ketentuan Peraturan Perundang-undangan sehingga tercapai efektifitas pelaksanaan kerja;
17. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas/kegiatan kepada atasan;
18. Menilai hasil kerja bawahan berdasarkan hasil kerja yang telah dicapai untuk dipergunakan sebagai bahan dalam peningkatan karier dan penilaian Sasaran Kinerja Pegawai Negeri Sipil (SKP);